Hoe steken we minder werk in manuele handelingen voor onze administratie?
Selfservice op automatisatie: Wat kan het voor voordelen leveren voor onze organisatie?
Je kent het wel. Iemand moet een handeling doen om in contact te staan met je organisatie. Vaak kruipt daar achter de schermen heel wat werk in. Van een telefoontje, tot ingave in een systeem, kopiëren naar een ander systeem, bijhouden in een excel-lijst, exporteren naar jouw drive,.. kortom heel wat administratieve manuele handelingen voor jouw medewerkers.
Wat als je deze handelingen nu eens tot een minimum zou kunnen herleiden en jouw mensen de kans geven om hun tijd te gebruiken waarvoor ze gepassioneerd zijn?
Daar gingen we mee aan de slag met Call for Challenges. Een zoektocht naar optimalisatie van selfservice (Zelfstandig beheer door gebruikers) en mogelijkheden tot optimalisaties.
In this case:
"Help! We hebben geen tijd"
About the customer
Veel tijd verloren aan administratie
What exactly does Call for challenges do?
Organizations are confronted with challenges on a daily basis and our education system is always looking for meaningful learning experiences for students. Call for Challenges is a platform that connects both and facilitates collaboration.
But everything is entered manually…
While the people behind the scenes are the backbone of the site, this manual administration wastes time and resources without really adding much value to the end user.
The strategy
Verbeter de site met self-service en automatisatie
Bij het herbouwen van een website is het belangrijk om te zorgen voor een effectieve strategie met een focus op conversie. Onze opdracht was zorgen voor doordachte strategie en een aangename gebruikerservaring die bezoekers kan interesseren en engageren. Bovendien zorgde het voor een vermindering in manuele handelingen in administratie.
We started with the self service environment for Ugent employees and companies, in which the entire process of account creation, approval, submissions and contact requests was automated as much as possible.
UGent staff can easily log in via their existing UGent account via Microsoft Azure SSO and companies can create their own account.
The purpose of this solution was to reduce administrative tasks and free up time at the organization so that they can devote their time to more valuable activities.
This automated approach allows employees and companies to handle their affairs more efficiently, resulting in a smoother workflow and a more pleasant user experience.
Keep overviews with custom dashboards
For the site administrators, we paid special attention to the development of op custom dashboards with useful overviews and statistics.
As a result, they always have a complete overview of the activities on the website and they can proactively identify problems and easy intervention when necessary.
This way our administrators have control over the website and can ensure an optimal user experience for our customers.
Scaling through automation and self-service portal
Conclusion
Let your active users get started on the website themselves. The organization is no longer a bottleneck for the operation of the site and can focus on what is really important: Growing the website and supporting the users if necessary.
- Minder manueel werk in administratie
- Meer automatisaties
- Meer mogelijkheden tot zelfstandig beheer voor de gebruikers
- Users manage their own profile and ads
- Automatic reminders to all parties involved
- Lecturers can log in with their UGENT account
- Statistics, overviews and dashboards to monitor the activity on the site
- The organization only needs to approve and support where necessary
Minder tijd in administratie? Meer tijd voor wat je echt graag doet?
Studio Mikado denkt mee om van jouw website en e-commerce verhaal een succes te maken. Hiervoor hebben we tal van oplossingen voor optimaal beheer.