Minder manuele handelingen voor administratie: Call For Challenges

Hoe steken we minder werk in manuele handelingen voor onze administratie?

Selfservice op automatisatie: Wat kan het voor voordelen leveren voor onze organisatie?

Je kent het wel. Iemand moet een handeling doen om in contact te staan met je organisatie. Vaak kruipt daar achter de schermen heel wat werk in. Van een telefoontje, tot ingave in een systeem, kopiëren naar een ander systeem, bijhouden in een excel-lijst, exporteren naar jouw drive,.. kortom heel wat administratieve manuele handelingen voor jouw medewerkers.

Wat als je deze handelingen nu eens tot een minimum zou kunnen herleiden en jouw mensen de kans geven om hun tijd te gebruiken waarvoor ze gepassioneerd zijn?

Daar gingen we mee aan de slag met Call for Challenges. Een zoektocht naar optimalisatie van selfservice (Zelfstandig beheer door gebruikers) en mogelijkheden tot optimalisaties.

In deze case:

"Help! We hebben geen tijd"

Over de klant

Veel tijd verloren aan administratie

Wat doet Call for challenges precies?

Organisaties worden dagelijks geconfronteerd met uitdagingen en ons onderwijs is steeds op zoek naar betekenisvolle leerervaringen voor studenten. Call for Challenges is een platform dat deze beide met elkaar verbindt en samenwerking faciliteert.

Maar alles wordt manueel ingevoerd…

Hoewel de mensen achter de schermen de ruggengraat van de site vormen, gaat deze handmatige administratie tijd en middelen verspillen zonder echte veel toegevoegde waarde te bieden aan de eindgebruiker.

De strategie

Verbeter de site met self-service en automatisatie

Bij het herbouwen van een website is het belangrijk om te zorgen voor een effectieve strategie met een focus op conversie. Onze opdracht was zorgen voor doordachte strategie en een aangename gebruikerservaring die bezoekers kan interesseren en engageren. Bovendien zorgde het voor een vermindering in manuele handelingen in administratie.

Wij zijn gestart met de self-service omgeving voor Ugent medewerkers en bedrijven, waarbij het hele proces van accountaanmaak, goedkeuring, inzendingen en contactaanvragen zoveel mogelijk werd geautomatiseerd.

UGent personeel kan zo gemakkelijk inloggen via hun bestaande UGent account via Microsoft Azure SSO en bedrijven kunnen hun eigen account aanmaken.

Het doel van deze oplossing was om administratieve taken te verminderen en tijd vrij te maken bij de organisatie, zodat zij hun tijd kunnen besteden aan waardevollere activiteiten.

Met deze geautomatiseerde aanpak kunnen medewerkers en bedrijven hun zaken efficiënter afhandelen, wat zorgt voor een soepelere workflow en aangenamere gebruikerservaring.

Overzichten behouden met dashboards op maat

Voor de sitebeheerders hebben we speciale aandacht besteed aan de ontwikkeling van op maat gemaakte dashboards met handige overzichten en statistieken.

Hierdoor hebben ze altijd een compleet overzicht van de activiteiten op de website en kunnen ze proactief problemen identificeren en gemakkelijk ingrijpen wanneer dat nodig is.

Zo hebben onze beheerders de controle over de website en kunnen ze zorgen voor een optimale gebruikerservaring voor onze klanten.

Schalen door automatisatie en self-service portaal

Conclusie

Laat je actieve gebruikers zelf aan de slag op de website. De organisatie is geen bottle-neck meer voor de werking van de site en kan zich focussen op wat echt belangrijk is: De website laten groeien en de gebruikers ondersteunen als het nodig is.

Minder tijd in administratie? Meer tijd voor wat je echt graag doet?

Studio Mikado denkt mee om van jouw website en e-commerce verhaal een succes te maken. Hiervoor hebben we tal van oplossingen voor optimaal beheer.